Je tijd en energie steken in dat wat ertoe doet

Wat is efficiënt werken?

Ook in het bedrijfsleven en organisaties zoals ziekenhuizen, is er veel aandacht voor de vraag of je je tijd besteedt aan dat wat voor de klant van waarde is. Vaak wordt hier het Lean-gedachtegoed voor gebruikt en de bijbehorende methodieken.

Eén daarvan is de continue zoektocht naar mogelijke verspillingen en de oplossingen om dat terug te dringen. In ieder proces zitten verspillingen, je kunt ze opsporen door op verschillende manieren naar het proces te kijken. Om je te helpen om in jouw onderwijsinstelling de verspillingen te vinden, ze op te lossen en daarmee tijd vrij te maken, hebben we ze vertaald naar het onderwijs.

Efficiënt werken

Zou je graag meer tijd besteden aan dat wat je echt belangrijk vindt voor jouw leerlingen? Merk je als team dat jullie elk jaar tegen dezelfde energievreters aanlopen? Ervaar je veel werkdruk omdat er zoveel moet? Als je het gevoel hebt dat je rondom deze vragen nog winst kunt behalen, lees dan dit artikel. We reiken je 2 stappen aan waarmee je als team zicht krijgt op waar jullie je tijd aan besteden en je krijgt handvatten om tijd te winnen, zodat jullie meer tijd hebben voor wat er toe doet. 

In het onderwijs werken ambitieuze, gedreven mensen. De uitdaging is om voldoende tijd te hebben om met jullie ambities aan de slag te gaan. Want veel mensen in het onderwijs ervaren een hoge werkdruk. Praten over deze werkdruk met collega’s kan opluchten, maar het biedt tegelijkertijd ook geen structurele oplossing.

Daar komt nog bij dat het dan vaak gaat over zaken waar je niet zoveel invloed op hebt, zoals het aantal lessen dat je moet geven of het aantal leerlingen per klas. Zelfs als jullie het geluk hebben om meer capaciteit aan te kunnen trekken, bijvoorbeeld uit werkdrukverminderingsgelden, dan zul je merken dat jullie de extra tijd zomaar weer ingevuld hebben. En dan begin je weer bij af. Er gaat pas wat veranderen als jullie zélf keuzes gaan maken in waar je je tijd aan besteedt en op welke manier. Denk aan de organisatie van een themaweek, de manier van toetsen en/of nakijken of de overlegstructuur.

Door bewust te kijken naar wat jullie doen en op welke manier, kun je keuzes gaan maken. Gaan we ermee door omdat we het belangrijk vinden, kunnen we ermee stoppen of kunnen we het wellicht voortaan anders aanpakken? Dat geeft energie omdat je het roer in eigen hand neemt én keuzes maakt vanuit wat jullie voor de leerlingen belangrijk vinden.

Hoe pak je dat aan? Onderstaande stappen zet je het beste met je hele team. Want om oplossingen te vinden voor tijdvreters, heb je elkaar nodig om echte oplossingen te vinden. Met name als je besluiten wilt nemen. Want in je eentje beslissen om bijvoorbeeld op een andere manier te gaan toetsen, heeft niet zoveel effect, is verwarrend voor leerlingen en kan onbegrip opleveren bij collega’s. De tijd die vrij komt door steeds efficiënter te werken, kun je vervolgens ook samen besteden aan jullie ambities.

Stap 1: Zorg voor inzicht in jullie tijdsbesteding

De eerste stap die je als team zet, heeft als doel het krijgen van inzicht in jullie tijdsbesteding. Daarmee krijg je de feiten op een rijtje en kun je vervolgens hierover met elkaar in gesprek en oplossingen zoeken voor tijd- en of energievreters. Spreek als team af dat je twee weken lang bijhoudt waar je je tijd aan besteedt en hoeveel tijd je daarmee bezig bent. Na die twee weken komen jullie bij elkaar en schrijf je je elke activiteit op een post-it met de tijdsbesteding erbij (opgeteld voor de twee weken). Bijvoorbeeld: nakijken – 8 uur.

Leg aan je collega’s uit dat je activiteiten kunt opdelen in:

• Kerntaken: de kern van je werk, zoals lesgeven, lessen ontwerpen, lesbezoek en feedback.
• Kernondersteunende taken: de voorbereidende activiteiten die nodig zijn om je kerntaken uit te kunnen voeren, zoals voorbereiden van lessen, korte effectieve vergaderingen.
• Verspilling: activiteiten die geen waarde toevoegen voor leerlingen: lang vergaderen zonder duidelijk doel, een printer die voortdurend hapert, je verplaatsen van gebouw A naar B.

Hang drie flappen op: een flap ‘Kerntaken’, een flap ‘Kernondersteunende taken’ en een flap ‘Verspilling’. Laat iedereen zijn post-its op de bijbehorende flap hangen.
Besteed de volgende vijftien minuten aan uitwisseling over wat jij en je collega’s hebben opgeschreven. Cluster de post-its tijdens het gesprek.

• Benadruk dat het hier nog niet gaat om het vinden van oplossingen, maar om gevoel te krijgen over wat men het verschil vindt tussen kern, kernondersteunend en verspilling.
• Benadruk dat je van mening kan en mag verschillen. De één zal het voorbereiden van een inspectiebezoek als verspilling bestempelen en de ander als kernondersteunend. Voor beide meningen zijn goede argumenten.
• Het nut van de discussie is dat men gaat nadenken of een bepaalde activiteit belangrijk is en/of efficiënter kan. Door het uitwisselen van ervaringen komt het gesprek op gang over of iets echt nodig is, waarom moeten we dit eigenlijk doen en van/voor wie, hoe het kan dat de één weinig en de ander veel tijd besteedt aan nakijken, et cetera.

Stap 2: Zoek oplossingen

Bij de tweede stap ga je op zoek naar oplossingen. Deze stap is echt belangrijk, want als je alles blijft doen zoals jullie nu doen, verandert er niets en komt er alleen maar meer werk(druk) bij.
Hoe doe je dit op een vlotte manier?

Maak koppels. Kies per koppel een (andere) activiteit van de flap ‘Verspilling’ of ‘Kernondersteunende taken’ die jullie veel tijd en energie kost. Beantwoord als duo de volgende vragen:

1. Is het écht nodig? Zo ja, ga naar 2. Zo nee, stop ermee.
   Hulpvragen: Levert het de leerling wat op? Zo nee, voor wie doen we het? Doet de persoon/instantie er iets mee?
    
2. Kan het minder? Zo ja, doe het minder, zo nee, ga naar 3.
   Hulpvragen: Kan het minder mooi, minder gedetailleerd, minder vaak, over minder leerlingen, met minder collega’s, et cetera.
    
3. Kan het efficiënter?
   Hulpvragen: Kan het in één keer goed? Kan het sneller, slimmer, praktischer?

Presenteer de uitkomst van dit gesprek aan de andere duo’s en bespreek welke acties of afspraken hieruit voortkomen. Je hoeft niet alles direct op de schop te gooien. Stem bijvoorbeeld met welke twee of drie oplossingen van één van de duo’s jullie als eerste aan de slag gaan. Bewaar andere oplossingen voor verderop in het jaar.

Twee praktijkvoorbeelden:

Verspilling: Sleutel voor kast met koptelefoons ophalen bij collega docent muziek. Bij zijn afwezigheid, les omgooien want koptelefoons niet beschikbaar.

1. Is het écht nodig? (die kast op slot): Ja, want in verleden zijn veel koptelefoons ‘verdwenen’.
2. Kan het minder? Nee
3. Kan het efficiënter? Ja, oplossing: Meer sleutels voor kast laten bijmaken. Deze in lerarenkamer ophangen zodat iedereen erbij kan.

Kerntaak ondersteunend: 5x per jaar plenaire vergadering met 20 collega’s over onderwijsontwikkelingen, 2 uur. Probleem: schoolleider veel aan het woord, altijd dezelfde collega’s met inbreng. Afspraken van vorige keer niet door iedereen opgevolgd. Loopt vaak uit.

1. Is het écht nodig? Ja, want we blijven graag op de hoogte van wat en hoe het loopt met onze ambities.
2. Kan het minder? Liever vaker en dan wat korter.
3. Kan het efficiënter? Ja,  6 x per jaar anderhalf uur. Voorbereiding en facilitering door afwisselend twee collega’s met opdracht om actieve bijeenkomst te organiseren. Afspraak dat uitlopen in de tijd niet mogelijk is. Acties die eruit volgen komen op actiebord in de lerarenkamer.

Jullie hebben nu maar twee weken teruggekeken, waarschijnlijk is niet alle verspilling naar voren gekomen die er doorgaans plaatsvindt in een school. Doe deze oefening daarom regelmatig. Je kunt de flap ‘verspilling’ ook geregeld in de lerarenkamer ophangen en mensen vragen om input op te schrijven. Vervolgens ga je daarmee weer aan de slag om oplossingen te zoeken. Het gaat in eerste instantie om het bewust worden van waar je tijd en energie in gaat zitten, vervolgens om het gesprek erover en tot slot om het vinden van oplossingen.